Når en lejer flytter ud og en ny flytter ind, registreres det direkte på husstanden. Det er ikke et krav at der både flyttes ud og ind på samme tid - du kan registrere en udflytning uden at tilføje en ny lejer, og omvendt.
Sådan gør du
Gå til Medlemmer -> Husstande og find den relevante husstand.
Du kan starte flowet på to måder:
Klik på de tre prikker ud for husstanden i listen og vælg Foretag flytning.
Eller åbn husstanden og klik Foretag flytning under tabellen med beboere.
Trin 1 - Vælg ejer eller lejer
Vælg Skift lejer.
Trin 2 - Fraflytning
Her vises husstandens nuværende lejere. Sæt kryds ved dem, der skal flyttes ud, og vælg en udflytningsdato.
Skal ingen flyttes ud, lader du felterne stå tomme og klikker Fortsæt.
Klik Fortsæt.
Trin 3 - Indflytning
Vælg de nye lejere i feltet under Vælg nye lejere. Er de allerede oprettet som beboere i systemet, kan du søge dem frem her.
Er de endnu ikke oprettet, klikker du + Tilføj ny beboer og opretter dem en ad gangen.
Skal ingen flyttes ind, lader du feltet stå tomt og klikker Fortsæt.
Klik Fortsæt.
Trin 4 - Gebyrer
Her kan du angive indflytningsgebyr til foreningen og til administrator. Skriv 0 i felterne, eller efterlad dem tomme, hvis der ikke skal opkræves gebyr.
Vigtigt: Gebyret opkræves hos ejeren af husstanden, ikke hos den indflyttende lejer.
Som udgangspunkt tilføjes gebyret på husstandens næstkommende opkrævning. Hvis der ikke er planlagt en opkrævning, sendes der automatisk en selvstændig faktura. Sæt kryds ved Fakturer med det samme hvis gebyret skal sendes med det samme uanset planlagte opkrævninger.
Klik Fortsæt.
Trin 5 - Kommunikation
Her kan du sende en velkomstbesked til de nye lejere.
Sæt kryds ved Brev til nye ejere for at sende velkomstbeskeden. Du kan redigere brødteksten direkte i tekstfeltet. Feltet {navn_indsaettes_her_automatisk} erstattes automatisk med lejerens navn.
Klik på papirklipsikonet for at vedhæfte filer. Der kan kun vedhæftes PDF-filer.
Sæt kryds ved Invitation til beboerplatformen hvis lejeren skal inviteres til at oprette en bruger. Invitationen sendes i en separat e-mail. Lejere uden e-mailadresse modtager ikke denne invitation.
Klik Gem ændringer for at gennemføre lejerskiftet.
Standardindstillinger for gebyrer og kommunikation
Standardbeløb for gebyrer samt standardtekst og vedhæftninger til velkomstbeskeden sættes under Indstillinger -> Medlemmer -> Indflytning. Det er også her du vælger, om de to muligheder i kommunikationstrinnet skal være forvalgt.
På denne side er det også muligt at sætte standardbeløb og tekst for indflytningsgebyrer.Gebyrerne bogføres automatisk på de konti, der er sat under Indstillinger -> Økonomi -> Standardkonti. Standardopsætningen er:
Gebyr til foreningen: konto 11020 Faktureret overdragelses- og ejerskiftegebyr
Gebyr til administrator: konto 53210 Gebyrmellemregning