Indhent og opbevar legitimation fra beboere og bestyrelsesmedlemmer

Legitimation kan enten indhentes automatisk på baggrund af bestemte roller eller ved, at administratoren sender en anmodning til en enkelt beboer.

Hvis bestemte roller altid skal aflevere legitimation, kan du opsætte dette som en fast regel.

Når en rolle markeres som påkrævet, modtager personer med rollen automatisk en mail med anmodning om at indsende legitimation, hvis de ikke allerede har uploadet materialet.

Hvis bestyrelsesrollerne senere ændres, kontrollerer systemet automatisk de nye roller. En person, der får en rolle med krav om legitimation, vil derfor automatisk modtage en anmodning.

Under Indstillinger -> Medlemmer -> Legitimation kan du også vælge, hvor længe legitimationsmaterialet skal opbevares. Du kan vælge automatisk sletning efter 1 til 5 år.

Når den valgte periode er udløbet:

På den måde kan dokumenterne løbende fornys efter den opbevaringsperiode, organisationen har valgt.

Du kan også anmode om legitimation fra en bestemt beboer, selv om vedkommendes rolle ikke er omfattet af den automatiske indhentning.

Beboeren modtager herefter en mail med anmodning om at indsende legitimation.

Når der er sendt en anmodning, eller når en persons rolle kræver legitimation, sender systemet løbende påmindelser pr. mail, indtil materialet er uploadet.

Når beboeren har uploadet legitimationen, modtager administratoren en mailnotifikation.

Når du skal kontrollere det uploadede materiale:

Adgangen til legitimationsmaterialet er beskyttet med tofaktoridentifikation for administratorer. Systemet logger samtidig, hvem der ser eller downloader materialet, så der er sporbarhed omkring adgangen til dokumenterne.